Es ist stressig und nervig.
Unwichtige Aufgaben nehmen den größten Teil unseres Arbeitstages in Anspruch, und es wird immer schlimmer. Es ist beinahe schon eine Epidemie, die jeden auf der Welt betrifft, unabhängig von Branche oder Berufsbezeichnung. Nach Angaben der Harvard Business Review verbringen wir durchschnittlich 47 Stunden pro Woche bei der Arbeit. Aber was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, sich von all den unnötigen Aufgaben zu befreien, damit man sich auf wichtigere Dinge konzentrieren kann? Wir alle wissen, wie schwierig es ist, Zeit für alles zu finden. Deshalb habe ich diesen Artikel verfasst, um dir zu zeigen, wie du jeden Monat 40 Stunden an unwichtiger Arbeit einsparen kannst, ohne dich zu stressen!
Wenn du diesen einfachen Prozess wiederholst, wirst du:
- Kontextwechsel eliminieren
- das Risiko eines Burn-outs verringern
- deinen Fokus verbessern
Und du wirst die Zeit, die du für die wichtigsten Aufgaben in deinem Unternehmen aufwendest, drastisch erhöhen.
Hier sind die 4 Fragen, die ich mir stelle:
Was kann ich eliminieren?
Jede Woche finde ich:
- Meetings, an denen ich nicht teilnehmen sollte
- Podcasts, die ich nicht mehr abonnieren sollte
- Gefallen, die nicht dringend sind
- und vieles mehr
Ich frage mich:
"Bringt mich das meinen wichtigsten Zielen näher?"
Nein: Eliminieren
Ja: Zur nächsten Frage übergehen
Was kann ich vereinfachen?
Suche nach einfacheren Prozessen oder einem reduzierten Arbeitsumfang.
Beispiel: Ich habe Blocker in meinem Kalender für alles, was ich an diesem Tag zu erledigen habe und Blocker für "freie Zeit". Für das Buchen von Meetings sende ich einen Link, mit dem der Empfänger sich dann einen passenden, freien Slot suchen kann.
"Kann das vereinfacht werden?"
Ja: Vereinfachen
Nein: Zur nächsten Frage übergehen
Was kann ich automatisieren?
Als Nächstes suche ich nach Stellen, an denen ich eine Automatisierung einführen kann.
Beispiel: Ich nutze viele Automatisierungen mithilfe von IFTTT und Zapier. E-Mails, die ich bearbeiten muss, sende ich beispielsweise an eine bestimmte Adresse, sodass die Mail dann automatisch analysiert und in meinem Notion als To-do gesichert wird.
"Kann das automatisiert werden?"
Ja: Automatisieren
Nein: Weiter zur nächsten Frage
Was kann ich delegieren
Delegiere alle anfallenden Arbeiten, die weniger kosten als die Zeit, die du dafür benötigen würdest. Delegiere an einen virtuellen Assistenten (oder jemanden auf Upwork), indem du Prozessdokumente und Videos verwendest, die ihnen genau zeigen, was zu tun ist.
Beispiel: Putzen, Gartenarbeit, Buchhaltung.
Was ist noch zu tun?
Sobald ich diese Fragen geklärt habe, gibt es 4 nicht verhandelbare Aufgaben, die in meinem Kalender landen:
- 45 Minuten lang in den sozialen Medien mit meinem Publikum interagieren
- 90 Minuten an der frischen Luft verbringen
- 90 Minuten lang schreiben
- An Kundengesprächen teilnehmen
Wie mein Tag aussieht, wie ich ihn plane und warum mein Kalender das Produktivitäts-Tool #1 ist, dazu nächste Woche mehr. Außerdem erkläre ich bald in einem YouTube-Video, welche Tools ich nutze und wie sich damit die oben genannte Beispiele umsetzen lassen.
Cheers & bis bald
Ben
PS: Du hast eine bestimmte Frage? Dann schreib mir!
