Produktivitäts-Techniken

Was ist die Pomodoro-Technik?
Die Technik wurde in den frühen 1990er Jahren von dem Entwickler, Unternehmer und Autor Francesco Cirillo »erfunden«.

Cirillo stellte fest, dass wir bei großen Aufgaben oder einer Reihe von Aufträgen am effektivsten arbeiten können, wenn wir die Arbeit in kurze, zeitlich festgelegte Intervalle (genannt »Pomodoros«) aufteilen, die durch kurze Pausen unterbrochen werden.

Im Wesentlichen handelt es sich um ein zyklisches System, das darauf basiert, in kurzen Intervallen von 25 Minuten zu arbeiten, die durch 5-minütige Pausen unterbrochen werden. Das kann dazu beitragen, Motivation, Kreativität und Effizienz zu steigern.

Wie ich es verwende
Als Student habe ich die Pomodoro-Technik verwendet, um mich zu langen Lernphasen zu motivieren. Mein Problem mit dieser Technik ist, dass ich persönlich erst nach 20–30 Minuten Arbeit warm werde, sodass ich in einer klassischen Version der Pomodoro-Technik genau dann aufhören müsste. Wenn du das gleiche Problem hast, solltest du die 25/5-Minuten-Intervalle durch 45/15-Minuten-Intervalle ersetzen, bei denen du 45 Minuten lang arbeitest und danach eine 15-minütige Pause einlegst.

Was ist die 2-Minuten-Regel?
Die 2-Minuten-Regel ist ein sehr einfaches Tool, das von David Allen in seinem Buch Getting Things Done populär gemacht wurde und in etwa so lautet: Wenn eine Aufgabe weniger als 2 Minuten dauert, erledige sie sofort. Wenn es länger dauert, schreibe es auf.

Wie ich es verwende
Obwohl es sehr einfach ist, ist es ein guter Ausgangspunkt, wenn man keine Lust hat, etwas zu tun. Immer wenn ich einen Produktivitätseinbruch erlebe, denke ich an die einfachste Aufgabe, die auf meiner To-do-Liste steht und nicht länger als 2 Minuten dauert. Auf diese Weise kann ich eine Dynamik aufbauen, die mir hoffentlich Energie und Motivation für anspruchsvollere Tätigkeiten gibt.

Was ist die 2-Tage-Regel?
Die 2-Tage-Regel ist ein alternativer Ansatz zum »Einhalten des Zeitplans«. Wenn wir mit dem Aufbau einer Gewohnheit beginnen, ist es verlockend, sich ein sehr optimistisches 7- oder 30-Tage-Ziel zu setzen. Aber das ist nicht sehr realistisch und wird wahrscheinlich eher früher als später zu einem Misserfolg und zu Entmutigung führen.

Also geben wir uns ein Zeitfenster von einem Tag, in dem wir unser Ziel, unsere Gewohnheit oder unsere Aktivität tatsächlich auslassen können. Wir dürfen es aber nicht zwei Tage hintereinander tun. 

Auf diese Weise können wir unsere Ziele und unseren Zeitplan flexibel und realistisch halten, ohne aus der Schleife der Gewohnheitsbildung herauszufallen.

Wie ich es verwende
Ich habe die 2-Tage-Regel ausprobiert, als ich noch regelmäßig ins Fitnessstudio ging, aber sie hat bei mir nicht wirklich funktioniert. Was bei mir funktioniert hat, war, dass ich mir einen Partner gesucht habe, der darauf achtet, dass ich regelmäßig trainiere und nicht zu oft das Fitnessstudio schwänze.

Was ist die 5-Minuten-Regel?
Die 5-Minuten-Regel ist ihrer kleinen Schwester, der 2-Minuten-Regel, ziemlich ähnlich, denn auch bei ihr geht es darum, in Zeiten, in denen mein innerer Schweinehund die Führung übernimmt, Schwung zu holen.

Wann immer ich mich dabei ertappe, dass ich eine Aufgabe aufschiebe, sage ich mir, dass ich sie nur 5 Minuten lang erledigen werde. Nicht mehr und nicht weniger. 5 Minuten auf dem Timer.

Natürlich bringen 5 Minuten die Aufgabe nicht voran, vor allem, wenn es sich um eine komplexe Sache handelt, an der ich arbeiten muss. Aber …
5 Minuten reichen aus, um anzufangen und Schwung zu holen. Es ist ein kleiner Funke, der am Anfang nicht das ganze Feuer entfacht, aber schließlich (wenn man darüber nachdenkt) die eigentliche Ursache dafür ist.

Wie ich es verwende
Ich benutze eine 5-Minuten-Sanduhr, die einfach auf meinem Schreibtisch steht, und wenn ich mich träge fühle und einfach nicht mit einer Aufgabe anfangen will, drehe ich sie um und zwinge mich, mit der Arbeit zu beginnen. Dieser kleine Anstoß reicht in der Regel aus, um die Ketten der Prokrastination zu durchbrechen und eine Dynamik aufzubauen, die mich in Schwung bringt.

Was ist Delegation?
Delegation ist ein Konzept, das ich zuerst in Tim Ferriss' 4-Stunden-Woche und später von Naval Ravikant kennengelernt habe, der die Idee hat, deiner Zeit einen Euro-Wert zuzuweisen und dann einen angestrebten Stundensatz. Sobald du das getan hast, solltest du alles delegieren, was unter diesem Stundensatz liegt, damit du dich ausschließlich auf die Arbeit mit hoher Hebelwirkung konzentrieren kannst.

Wenn es eine Arbeit gibt, die dir keinen Spaß macht und die du für weniger als deinen Stundensatz auslagern kannst (z. B. die Reinigung deiner Wohnung), dann ist es vielleicht eine gute Idee, das zu tun.

Wie ich es verwende
Ich versuche alles zu delegieren, wofür mir die Zeit fehlt und ich weniger bezahle als ich für denselben Zeitaufwand verdiene. Dinge wie Gartenpflege, Haus-Reinigung und viele andere »Kleinigkeiten« habe ich delegiert.

Außerdem übertrage ich heutzutage viele Aufgaben an andere, weil ich weiß, dass sie bessere Arbeit leisten können, als wenn ich es selbst täte. Und ich habe mehr Zeit, mich auf Dinge zu konzentrieren, die mir Spaß machen und/oder in denen ich gut bin.

Was ist Time Blocking?
Time-Blocking oder Timeboxing bedeutet, dass du für eine bestimmte Aufgabe eine feste Zeitspanne festlegst. Auf diese Weise erhältst du Zeitblöcke in deinem Kalender, sodass du dich nicht mehr fragen musst, was du tun sollst oder wie lange du an einer bestimmten Aufgabe arbeiten sollst.

Wie ich es verwende
Ich verwende es für fast alle Aufgaben in meinem Berufs- und Privatleben, von der Zeitplanung für das Schreiben meines Buches und die Dreharbeiten bis hin zur Planung von Takeaways mit meinen Freunden.

Was sind Deadlines?
Ein Deadline ist eine bestimmte Zeit und ein bestimmtes Datum, vor dem wir unsere Aufgabe erledigen müssen. Deadlines sollen uns helfen, Dinge zu planen, da wir wissen, wann wir sie erledigen müssen und (möglicherweise) wie lange diese Dinge dauern sollten.

Hier ist eine großartige Erklärung von Deadlines von Seth Godin, dem Einzigen, der sie wirklich kennt:

»Deadlines funktionieren. Sie funktionieren, weil sie den Geist fokussieren und Dringlichkeit erzeugen. Sie bringen uns dazu, unsere Steuererklärung abzugeben oder eine Aufgabe zu erledigen. Sie sind ein äußerer Hebel für die Arbeit, die wir zu tun haben.«

»Andererseits funktioniert auch der Nachtisch. Man braucht keine äußere Kraft, die einen ermutigt, einen Nachtisch zu essen, nachdem man sein Gemüse aufgegessen hat. Es ist etwas, das man tun kann, nicht etwas, das man tun muss. «

»Man kann sein Arbeitsleben um Termine herum aufbauen. Man kann es hinauszögern, Strafen für Verspätungen zahlen und Notfälle in letzter Minute durchstehen, weil man all das braucht, um in den »Muss«-Modus zu kommen. «

»Oder Sie können den Weg der produktivsten und glücklichsten Menschen einschlagen, die Sie kennen. Indem Sie die Arbeit, für die Sie sich entschieden haben, als etwas definieren, das Sie tun dürfen.«

Wie ich es verwende
Ich bin eigentlich kein großer Fan von Deadlines. Sicher, es ist wichtig, für jede Aufgabe eine Endzeit festzulegen. Im Grunde muss es eine geben. Aber ich bin kein Fan davon, mein Leben nach Deadlines auszurichten, denn ähnlich wie bei Zielen führen sie zu unerwünschten Konsequenzen wie dem Aufschieben von Aufgaben bis zur letzten Minute oder einem Leben im »Muss«-Modus.

Und um ehrlich zu sein, arbeite ich viel lieber an Dingen, die mir Spaß machen, sodass ich mich nicht dazu zwingen muss, sie zu erledigen. In diesem Fall muss man nicht über die Produktivität an sich nachdenken, denn wenn man Spaß hat, erledigt sich die Produktivität von selbst.

Was bedeutet »die Reise genießen«?
Der Schlüssel zu jeglicher Produktivität liegt darin, die Reise zu genießen. Solange es dir Spaß macht, auf deine Ziele hinzuarbeiten und deine tägliche Arbeit im Allgemeinen zu genießen, musst du dir keine Sorgen machen oder über Produktivität nachdenken. Sie wird sich von selbst erledigen.

Wie ich es verwende
Immer, wenn ich mich bei einer Aufgabe schwertue, wie an diesem Tag, als ich mich dazu durchringen wollte, ein paar Seiten meines Buches zu schreiben, fragte ich mich, ob das ganze »Buchschreiben« nicht eigentlich Spaß machen sollte. Mir wurde sofort klar, dass ich das »Genießen der Reise« vergessen hatte und mich darauf fixierte, das Ziel zu erreichen, ohne dabei Spaß zu haben. Sobald ich meine Denkweise auf »lass uns Spaß haben und den Prozess genießen« umgestellt hatte, gab es nicht mehr nur »schreiben müssen«, sondern »schreiben dürfen«.

Ein weiterer Tipp von Tim Ferris lautet, dass wir uns immer dann, wenn wir uns mit etwas schwertun, fragen sollten: »Wie würde es aussehen, wenn es einfach wäre?«. Wenn ich jetzt über eine schwer zu bewältigende Aufgabe stolpere, gehe ich sie so an, als wäre sie eigentlich einfach zu erledigen, und habe Spaß dabei, sie einfach und angenehm zu gestalten.

Was sind Ziele?
Nun... wir alle kennen Ziele. Es handelt sich um eine bestimmte Sache, einen Endzustand oder einen Ort, an dem wir landen wollen. Normalerweise werden Ziele mit Deadlines kombiniert, sodass ein Ziel sein könnte, bis Ende 2022 10 Kilo abzunehmen.

Wie ich es verwende
Wenn ich mit großen Teams arbeite, neige ich immer mehr dazu, Ziele zu verwenden, weil es die einfachste und effizienteste Methode ist, die Leute auf eine Idee auszurichten und zu konzentrieren. Wenn man ein Ziel hat, weiß man genau, worauf man hinarbeitet, und das macht es einfacher, zu planen und Maßnahmen zu ergreifen. Allerdings achte ich darauf, dass ich mir eher Input- als Output-Ziele setze, damit ich immer die Kontrolle darüber habe.

Und wenn du weitere Anleitungen zur Auswahl sinnvoller Ziele brauchst, empfehle ich das Buch How will you measure your life? von Clayton Christensen. Es ist ein großartiges Buch, das dir einige Ideen liefert, wie du Prioritäten bei deiner Arbeit setzen und mehr Zeit mit Dingen verbringen kannst, die für dich von Bedeutung sind.

Was sind Systeme?
Systeme sind eine Reihe von Aufgaben, Routinen und Aktivitäten, die zu einem bestimmten Ergebnis führen. Wenn wir etwas erreichen wollen, neigen wir dazu, zielorientiert zu denken und uns auf ein einzelnes Ergebnis zu konzentrieren. Ein viel besserer Ansatz ist jedoch, Ziele immer mit Systemen anzugehen - Ketten von Prozessen, die tatsächlich zu diesem Ziel führen. Im ersten Szenario laufen wir blindlings auf ein Ziel zu, während wir im zweiten Szenario eine echte Landkarte benutzen.

Wie ich es verwende
Wenn ich Schwierigkeiten habe, etwas zu erledigen, versuche ich, es in kleinere Teile zu zerlegen und es in Form von Prozessen zu betrachten, anstatt nur ein einziges Ziel zu verfolgen. Sobald ich weiß, was nötig ist, um das Ziel zu erreichen, folge ich dem System und versuche, es auf dem Weg zu verfeinern. Das Ziel zu kennen (das Ergebnis/die Aufgabe, die du erledigen willst) ist gut, aber es reicht nicht aus, um es zu erreichen. Man muss den richtigen Weg zu diesem Ziel kennen, und das Denken in Systemen und das Finden dieses Weges hilft mir immer, Dinge zu erledigen, egal wie klein oder groß diese Aufgaben sind.

Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode, um eine überquellende Aufgabenliste zu bewältigen. Im Grunde genommen musst du alle deine Aufgaben nehmen und sie in vier Kategorien aufteilen:

• Aufgaben, die dringend und wichtig sind - das sind die Aufgaben, die du sofort erledigen solltest.
• Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind - diese solltest du delegieren.
• Aufgaben, die nicht dringend, aber wichtig sind - sollten geplant werden.
• Aufgaben, die nicht dringend und nicht wichtig sind - sollten gelöscht werden.

Nachdem du deine Aufgaben in vier Kategorien aufgeteilt hast, solltest du ein klares Bild davon haben, was du jetzt tust, für später planst, delegierst und loswerden musst. Keine Analyse-Lähmung mehr.

Wie ich es verwende
Ich finde diese Produktivitätstechnik an sich großartig und sie kann sehr nützlich sein, aber ich persönlich verwende sie nicht. Zumindest nicht aktiv. Ich teile meine Aufgaben definitiv auf diese vier Bereiche auf, aber ich verbringe keine Zeit damit, eine tatsächliche Matrix zu erstellen, das geschieht eher spontan, wenn ich über die Aufgabe nachdenke.

Was ist das tägliche Highlight?
Das tägliche Highlight ist eine Produktivitätstechnik aus meinem absoluten Lieblingsbuch über Produktivität, Make Time von John Zeratsky und Jake Knapp.

Dabei geht es darum, eine bestimmte Aufgabe auszuwählen, die wir im Laufe des Tages erledigen wollen. Und obwohl wir an den meisten Tagen viel mehr als nur eine einzige Aufgabe zu erledigen haben, ist es wahrscheinlicher, dass wir - zumindest - diese eine Aufgabe erledigen, wenn wir uns ein Tagesziel setzen.

Eine zu lange To-do-Liste kann zu einer Analyse-Lähmung führen und schließlich dazu, dass wir nichts unternehmen, weil wir uns überfordert fühlen. Aber wenn ich mir ein tägliches Highlight setze, schaffe ich es fast immer, diese eine Sache zu erledigen.

Wie ich es verwende
Ich wähle jeden Tag eine Aufgabe aus, die ich erledigen möchte. Normalerweise ist es die dringendste und/oder wichtigste Aufgabe, die an diesem Tag oder in dieser Woche erledigt werden muss. Wenn ich mir diese Aufgabe als tägliches Highlight vornehme, ist das nur eine weitere Ebene der Motivation, Disziplin und Prioritätensetzung, die mir dabei hilft, sie zu erledigen.

Was ist Batching?
Beim Batching werden ähnliche Aufgaben gruppiert, sodass man sie alle in einem Rutsch erledigen kann.

Wie ich es verwende
Ich persönlich verwende es für das Schreiben meiner Blog-Artikel. Anstatt ein paar Artikel über die Woche verteilt zu schreiben, schreibe ich 3-5 Artikel auf einmal. Auf diese Weise muss ich nicht immer wieder in den »Schreib-Flow« kommen.

Was ist Farbkodierung?
Die Farbcodierung ist eine einfache Technik, bei der verschiedenen Aufgabentypen auf der Grundlage eines vordefinierten Systems Farben zugewiesen werden.

Wie ich sie verwende
Ehrlich gesagt, ich habe es nicht als nützlich empfunden (daher mein einfarbiger Kalender), aber viele Leute schwören darauf.

Was ist Speed Listening?
Speed Listening ist einfach das Hören von Hörbüchern und Podcasts mit (mindestens) doppelter Geschwindigkeit.

Der Hauptvorteil des schnellen Hörens besteht darin, dass man mehr Stoff konsumieren kann. In den letzten zwei Jahren konnte ich doppelt so viele Hörbücher und Podcasts hören, was ein enormer Vorteil ist. Zweitens reduziert Speed Listening den Zeitaufwand für jede Art von Inhalt. Die Entscheidung, ein 8-stündiges Hörbuch zu hören, fällt schwer, aber wenn das gleiche Buch nur 4 Stunden dauert, ist es ein leichtes, es zu kaufen.

Es hilft mir also nicht nur, mehr Inhalte in kürzerer Zeit zu konsumieren, sondern schafft auch einen Anreiz, weiterhin neue Bücher zu lesen und neue Podcasts zu hören.

Wie ich es verwende
Ziemlich einfach. Ich höre mir alle Hörbücher und Podcasts mit (mindestens) 2-facher Geschwindigkeit an, und wenn ich zum Kern eines Interviews oder eines Buches vordringen will, höre ich es vielleicht sogar mit 3-facher Geschwindigkeit an. Am Anfang mag das seltsam oder sogar unbrauchbar erscheinen, aber man gewöhnt sich schnell daran, und wenn man erst einmal alle Vorteile kennengelernt hat, wird einem das Hören eines Hörbuchs mit 1facher Geschwindigkeit extrem langsam vorkommen. Das verspreche ich. 😅